Fraud management: come costruire un sistema antifrode in azienda

Le frodi non colpiscono solo le banche e l’e-commerce. Ogni azienda, di qualsiasi settore e dimensione, è esposta a fornitori fittizi, rimborsi spese gonfiati, sottrazioni di merce, corruzione e manipolazione dei dati contabili. Spesso il danno emerge solo dopo mesi, quando recuperare le perdite è già difficile.

Il fraud management è l’insieme di processi, controlli e strumenti con cui un’azienda previene le frodi, le individua in tempo e reagisce in modo efficace quando si verificano. In questo articolo vediamo come si costruisce un sistema antifrode, quali obblighi normativi entrano in gioco e quando serve il supporto di un’agenzia investigativa. Se vuoi approfondire le diverse tipologie di frode, leggi la nostra guida alle frodi aziendali.

Cosa si intende per Fraud Management?

Con fraud management, o gestione del rischio di frode, si intende un approccio strutturato e continuo, non un singolo controllo o un software. Si basa su tre pilastri.

• Prevenzione: ridurre le occasioni in cui una frode può essere commessa.
• Rilevamento: riconoscere i segnali di una frode il prima possibile.
• Risposta: accertare i fatti, limitare il danno, raccogliere le prove e intervenire sulle cause.

Un buon sistema antifrode è proporzionato all’azienda. Una PMI non ha bisogno delle stesse strutture di un gruppo bancario, però ha comunque bisogno di regole chiare, di controlli efficaci e di qualcuno che sappia cosa fare quando qualcosa non torna.

Perché le aziende hanno bisogno di un sistema antifrode

Secondo il report Occupational Fraud 2026: A Report to the Nations dell’Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), basato su 2.402 casi in 143 paesi, le organizzazioni perdono ogni anno circa il 5% dei ricavi a causa delle frodi commesse al loro interno. Quasi metà dei casi viene scoperta grazie a una segnalazione, più che attraverso i controlli: è uno dei motivi per cui i canali di segnalazione sono così importanti.

Per capire da dove nascono le frodi è utile il cosiddetto triangolo della frode, elaborato dal criminologo Donald Cressey. Secondo questo modello una frode si verifica quando si combinano tre fattori.

1. Pressione: difficoltà economiche, obiettivi irraggiungibili, debiti.
2. Opportunità: controlli deboli o facilmente aggirabili.
3. Razionalizzazione: la convinzione di “meritare” quel denaro o di non fare nulla di grave.

L’azienda non può controllare la pressione personale dei singoli. Può però ridurre in modo deciso le opportunità ed è su questo che lavora il fraud management.

Le 4 fasi del fraud management

1. Valutazione del rischio di frode

Il primo passo è capire dove l’azienda è vulnerabile. La valutazione del rischio (fraud risk assessment) analizza i processi più esposti, come acquisti, pagamenti, magazzino, note spese, gestione dei clienti e dei dati riservati, e stima la probabilità e l’impatto di ciascun rischio. È un’attività che rientra nel security management: il security manager mappa le vulnerabilità e trasforma l’analisi in un piano di intervento.

2. Prevenzione dei controlli interni e cultura aziendale

Le misure di prevenzione più efficaci sono spesso le più semplici:

• separazione dei compiti, in modo che la stessa persona non possa autorizzare, eseguire e registrare un pagamento;
• doppia approvazione per le operazioni sopra una certa soglia;
• verifiche periodiche e a sorpresa su cassa, magazzino e anagrafiche fornitori;
• controlli sui partner commerciali prima di avviare un rapporto, attraverso la due diligence;
• un codice etico chiaro e una formazione del personale che insegni a riconoscere i segnali di rischio.

Gli strumenti tecnologici, come i software di monitoraggio delle transazioni, sono utili soprattutto nelle realtà con grandi volumi di operazioni. Funzionano bene solo se si inseriscono in un sistema di controlli già solido.

3. Rilevamento: segnali dall'allarme e canali di segnalazione

Alcuni segnali dovrebbero sempre far scattare un approfondimento:

• un dipendente che rifiuta di andare in ferie o di delegare;
• rapporti troppo stretti con un fornitore o con un cliente;
• un tenore di vita incoerente con lo stipendio;
• documenti mancanti o modificati;
• differenze inventariali ricorrenti.

Accanto ai controlli, è fondamentale un canale di segnalazione sicuro. Il D.Lgs. 24/2023 sul whistleblowing obbliga a istituire un canale di segnalazione interno le aziende private che hanno impiegato in media almeno 50 lavoratori subordinati nell’ultimo anno e quelle che adottano un Modello 231, a prescindere dal numero di dipendenti. Il canale deve garantire la riservatezza di chi segnala.

4. Risposta: indagne interna e azioni legali

Quando emerge un sospetto, la reazione deve essere rapida e allo stesso tempo prudente. Un’accusa sbagliata o prove raccolte in modo scorretto possono creare un danno maggiore della frode stessa. Le fasi principali sono:

• mettere in sicurezza documenti, dati e dispositivi;
• svolgere un’indagine interna riservata per accertare i fatti e individuare i responsabili;
• raccogliere prove utilizzabili in giudizio, a supporto di provvedimenti disciplinari, licenziamento o azioni civili e penali;
• analizzare come è stato possibile commettere la frode e correggere i controlli.

Fraud management e normativa: cosa devono sapere le aziende

Il fraud management si intreccia con diversi obblighi di legge:

• D.Lgs. 231/2001: prevede la responsabilità amministrativa delle società per alcuni reati commessi nel loro interesse, tra cui corruzione, reati societari e frodi ai danni dello Stato. Adottare un Modello di organizzazione, gestione e controllo efficace, vigilato da un Organismo di Vigilanza, può escludere o ridurre questa responsabilità.
• D.Lgs. 24/2023: disciplina il whistleblowing e la tutela di chi segnala illeciti.
• Statuto dei Lavoratori e GDPR: fissano i limiti dei controlli sui dipendenti. Le verifiche devono riguardare possibili comportamenti illeciti, non il controllo dell’attività lavorativa, e devono rispettare la privacy delle persone coinvolte.

Rispettare questi limiti non è solo un obbligo: è anche la condizione perché le prove raccolte siano valide.

Il ruolo dell’agenzia investigativa nel fraud management

Un’agenzia investigativa autorizzata entra in gioco soprattutto quando serve accertare i fatti con indipendenza e con prove solide. Phersei affianca aziende, uffici legali e Organismi di Vigilanza in diverse attività:

• valutazione dei rischi e progettazione delle misure di sicurezza, con il servizio di security management;
• investigazioni aziendali su dipendenti, fornitori e soci sospettati di illeciti;
• verifiche preventive su controparti e partner commerciali;
• analisi di computer e dispositivi aziendali con l’informatica forense;
• relazioni investigative utilizzabili in sede civile e penale.

Il valore dell’investigatore sta nel rendere concreto il sistema antifrode: trasforma un sospetto in fatti accertati, nel rispetto della legge.

Domande frequenti sul fraud management

Il fraud management serve anche alle PMI?

Sì. Le aziende più piccole sono spesso le più esposte, perché hanno meno persone e meno controlli. Un sistema antifrode proporzionato può essere semplice: poche regole chiare, separazione dei compiti e verifiche periodiche.

Che differenza c’è tra fraud management e audit interno?

L’audit interno verifica che processi e controlli funzionino. Il fraud management è un sistema più ampio, che comprende anche il rilevamento dei segnali di frode e la gestione dei casi, fino all’indagine e alle azioni legali.

Un’azienda può far indagare su un proprio dipendente?

Sì, se ci sono fondati sospetti di comportamenti illeciti e l’indagine è affidata a un’agenzia investigativa autorizzata, nel rispetto dello Statuto dei Lavoratori e della normativa sulla privacy.

Conclusione

Un sistema di fraud management efficace non elimina del tutto il rischio di frode, però lo riduce in modo significativo e permette di reagire in fretta quando qualcosa va storto. Valutazione del rischio, controlli interni, canali di segnalazione e capacità di indagine sono le quattro leve su cui lavorare.

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