Indagini interne in azienda: cosa sono, fasi e a cosa servono

Le indagini interne in azienda sono strumenti fondamentali per monitorare, proteggere e migliorare l'ambiente lavorativo. Svolgere correttamente un'investigazione interna permette alle aziende di rispondere in modo tempestivo a comportamenti scorretti, violazioni delle leggi, o disfunzioni all'interno dell'organizzazione. Questi processi devono essere condotti con rigore, in rispetto della privacy, delle normative giuslavoristiche e dei diritti dei lavoratori, ma anche per prevenire rischi reputazionali e legali per l'impresa.

In Italia, le indagini interne sono regolate da una combinazione di normative e standard internazionali che stabiliscono le modalità corrette di conduzione e documentazione.

In questo articolo, esploreremo cosa sono le indagini interne in azienda, come vengono strutturate e le normative di riferimento. Inoltre, vedremo come un'agenzia investigativa può supportare le aziende nella gestione di queste attività, garantendo l'efficacia e la legittimità del processo.

Cos’è un’indagine interna in azienda?

Un'indagine interna in azienda è un processo di accertamento dei fatti e delle cause di comportamenti sospetti o violazioni normative che possono riguardare frodi, malversazioni, abusi, violazioni della privacy o irregolarità amministrative. L'indagine ha il compito di raccogliere prove oggettive che supportino decisioni aziendali, come l’adozione di provvedimenti disciplinari, la modifica di politiche aziendali o la difesa dell'azienda in sede legale.

Le indagini aziendali vengono intraprese per prevenire danni finanziari, reputazionali e legali. Inoltre, sono fondamentali per garantire la compliance alle normative, in particolare quelle che riguardano la responsabilità amministrativa degli enti (D.Lgs. 231/2001), la sicurezza sul lavoro (D.Lgs. 81/2008) e la protezione dei dati personali (GDPR).

Finalità delle indagini interne

1. Prevenzione e accertamento degli illeciti

Il principale obiettivo di un'indagine interna è accertare la veridicità di eventuali accuse o sospetti di violazione delle normative interne e della legge.

Le indagini aziendali vengono avviate per prevenire comportamenti illeciti, come:

• Frodi (ad esempio, appropriazione indebita di beni aziendali)

• Corruzione

• Abuso d’ufficio

• Violazioni delle policy aziendali

Inoltre, l'indagine serve per raccogliere prove utili a supportare decisioni disciplinari e a migliorare la struttura organizzativa.

2. Compliance e tutela del Modello Organizzativo (D.Lgs. 231/2001)

In Italia, il D.Lgs. 231/2001 impone alle aziende di adottare un Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo (MOGC) per prevenire reati nell'ambito aziendale.

Le indagini interne sono cruciali per:

• Verificare la conformità alle normative vigenti

• Supportare l'Organismo di Vigilanza (OdV) nell’assicurare che l’azienda rispetti gli obblighi previsti dal MOGC

• Prevenire la commissione di reati come la concussione e la corruzione

3. Gestione del rischio e tutela aziendale

Un'indagine interna è anche un'importante misura di gestione del rischio.

Rilevando e prevenendo comportamenti illeciti o disfunzionali, l'indagine aiuta a:

• Proteggere il patrimonio aziendale da danni economici

• Ridurre i rischi legali e reputazionali legati a incidenti interni

• Identificare vulnerabilità nei sistemi e nei processi aziendali

4. Supporto difensivo e decisionale

Le indagini interne sono fondamentali anche come supporto alla difesa aziendale, per esempio, in caso di procedimenti legali.

Inoltre, queste indagini aiutano a:

• Definire una strategia difensiva in caso di cause legali o procedimenti penali

• Prendere decisioni disciplinari adeguate

• Quantificare gli effetti economici e patrimoniali delle irregolarità riscontrate

Ambito normativo delle indagini interne in azienda

In Italia, non esiste una normativa specifica che regoli in maniera organica le indagini interne in azienda.

Tuttavia, diversi quadri normativi e principi giuridici stabiliscono le linee guida che devono essere seguite, in particolare per quanto riguarda:

1. Il diritto del lavoro e il controllo sui dipendenti

Le indagini interne aziendali devono rispettare le leggi che tutelano i diritti dei lavoratori, in particolare lo Statuto dei Lavoratori (L. 300/1970), che stabilisce limiti e modalità per il controllo dei dipendenti:

• L'art. 4 limita l’uso di strumenti di controllo a distanza (come telecamere o sistemi di tracciamento), che sono ammessi solo per finalità legittime come la sicurezza sul lavoro o la tutela del patrimonio aziendale.

• L'art. 8 vieta l’indagine sulle opinioni politiche, religiose o sindacali del lavoratore, nonché su fatti non rilevanti per l’attività professionale.

2. Il rispetto della privacy e dei dati personali

La privacy è un altro aspetto cruciale delle indagini interne. Le aziende devono assicurarsi di rispettare il GDPR (Regolamento UE 2016/679) e la legge sulla protezione dei dati personali (D.Lgs. 196/2003). Le indagini che coinvolgono dati sensibili devono essere condotte seguendo i principi di proporzionalità, finalità e trasparenza, per evitare violazioni della privacy e sanzioni legali.

3. Il whistleblowing

Le segnalazioni anonime o riservate, note come whistleblowing, sono un altro fattore scatenante delle indagini interne. Con il D.Lgs. 24/2023, l’Italia ha adottato misure più severe per proteggere i whistleblowers e garantire che le segnalazioni di illeciti vengano trattate in modo serio e tempestivo, rispettando il diritto alla riservatezza del segnalante.

Fasi delle indagini interne

Le indagini interne sono generalmente suddivise in tre fasi principali:

1. Fase pre-investigativa (Preliminary Assessment)

Questa fase iniziale serve a valutare la serietà delle segnalazioni o dei sospetti di illeciti, con l’obiettivo di stabilire se è necessario avviare un'indagine formale.

Le attività principali includono:

• Valutazione preliminare delle accuse

• Definizione dell’ambito investigativo e dei rischi legati al caso

• Pianificazione dell'indagine, inclusi tempi, risorse e competenze necessarie

2. Fase investigativa vera e propria (Execution)

Questa fase comprende le attività operative per raccogliere prove, effettuare indagini documentali e contabili, e intervistare i soggetti coinvolti. È essenziale che la raccolta delle prove rispetti i principi di riservatezza e legalità.

Gli strumenti principali di questa fase sono:

• Analisi documentale e contabile

• Indagini forensi digitali (e-Discovery, Data Analytics)

• Interviste e dichiarazioni di testimoni e dipendenti

3. Fase post-investigativa (Reporting e Remediation)

Una volta raccolte le prove, si procede con la redazione di un rapporto dettagliato che documenta i fatti, le prove e le raccomandazioni.

In base ai risultati, l'azienda adotta misure correttive (come il miglioramento dei processi interni o l'avvio di azioni legali) e follow-up per monitorare l'efficacia delle soluzioni adottate.

Come può aiutare un’agenzia investigativa

Un’agenzia investigativa specializzata può essere fondamentale per le indagini interne di un'azienda, soprattutto quando l'indagine riguarda aree complesse o richiede competenze specifiche, come quelle informatiche forensi o fraud investigation.

Gli esperti di un'agenzia investigativa sono in grado di:

• Condurre indagini indipendenti per garantire imparzialità

• Raccogliere prove legalmente valide che possono essere utilizzate in sede disciplinare o legale

• Aiutare l'azienda a rispettare le normative, evitando rischi legali e reputazionali

Conclusione

Le indagini interne in azienda sono uno strumento strategico e indispensabile per le aziende moderne, che desiderano prevenire i rischi legali, proteggere la reputazione e garantire la compliance alle normative. Se condotte in modo corretto e professionale, le indagini possono supportare l'azienda nel miglioramento continuo dei suoi processi interni, rafforzando la sua posizione sul mercato e assicurando la fiducia degli stakeholder. In questo contesto, un’agenzia investigativa qualificata può svolgere un ruolo determinante nell’esecuzione delle indagini, garantendo competenza, riservatezza e indipendenza.

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